La era digital llegó para quedarse. Desde los primeros avances tecnológicos, hasta la actualidad, han sido muchos los cambios que han sucedido en los distintos ámbitos de la vida, en la manera de hacer negocios, en la forma de administrar empresas, por mencionar algunos, lo que ha llevado a preguntarse ¿se debe transformar los PH digitalmente?

La manera que se organizan y llevan a cabo los procedimientos y, demás asuntos correspondientes a las propiedades horizontales, en muchos casos, aún se siguen realizando de manera manual lo que, sin duda, se traduce a mayor consumo de tiempo y procesos más lentos y tediosos. La razón es que existe cierta resistencia entre los administradores de transformar los PH digitalmente, bien sea porque piensan que podrían llegar a ser reemplazables en sus funciones o porque no saben utilizar las herramientas que les facilitarían su trabajo, ayudándolos a agilizar, automatizar y organizar todo lo referente al PH. 

Cinco beneficios de transformar los PH digitalmente

Son muchos los beneficios que aporta transformar los PH digitalmente, es decir, dejar atrás el formato físico de los documentos y registros. En esta oportunidad, presentaré cinco de los beneficios más importantes, los que deben considerar los administradores de propiedades horizontales que aún no se han sumado al uso de herramientas que le faciliten su gestión y optimicen los procesos.  

#1 Reducción de costos

Con el uso de equipos electrónicos, como una computadora, tablet o un teléfono, para digitalizar documentos y demás registros que se lleven en la PH, y utilizando herramientas administrativas y de gestión, se hace prescindible el uso del papel, lo que se traduce a una reducción importante de gastos.

#2 Ahorro de tiempo y espacio

Al transformar los PH digitalmente, es posible acceder de manera más rápida a información requerida, como datos de los copropietarios, pagos de cuotas, registro de moras, entre otros, de modo que significa una importante reducción de tiempo y te permite mantener una mejor y eficaz organización. Además, ya no más estantes llenos de una fila de libros de contabilidad y de carpetas con documentos.

#3 Facilidad de acceso a la información  

Con la posibilidad de acceder a la información de forma remota, usando alguna de las tantas herramientas de nube disponible en la red, se facilita para el administrador la gestión del PH. De esta manera, también es posible tener respaldo de la información evitando el riesgo de extravío o pérdida de la información.

#4 Permite mejorar la comunicación

Otro de los grandes beneficios de transformar los PH digitalmente es que ofrece un canal muy importante de comunicación entre los miembros de la propiedad horizontal. El administrador, valiéndose de herramientas de gestión, podrá enviar información, documentos, noticias o notificaciones tanto a los copropietarios como a la junta directiva de manera rápida y eficaz.  El control de morosidad también se hace más efectivo con el empleo de herramientas de gestión digital.

#5 Mejor acceso a la información

Una manera de mejorar el acceso a todos es por medio de la creación de un portal en la que se pueda acceder a información de importancia para el colectivo sin tener que recurrir de manera constante al administrador.

Herramienta necesaria para transformar los PH digitalmente

·         Software de gestión

Una de las herramientas imprescindibles a la hora de transformar los PH digitalmente es un software de gestión que permitan controlar y automatizar los procesos. Permite gestionar pagos, rentas, registro de morosidad e información referente a la contabilidad. También registrar y almacenar información, presupuestos, control de entradas y salidas, entre otros.

·         Página web o portal

Una página web hará posible el acceso a información facilitando a su vez un canal de información para los copropietarios. Se puede incluir, además, un botón para pagos electrónicos y un sistema de facturación automatizado.

·         Almacenamiento en una nube

Una de las medidas que se deben considerar al transformar los PH digitalmente es el almacenamiento de la información en la nube. Este es un servicio que procesa y almacena datos a través de una red de servidores. Al respaldar documentos, archivos y demás información en la nube, es posible acceder a ellos desde cualquier lugar y momento.

Considerando los grandes beneficios que ofrece transformar los PH digitalmente, no queda duda de que hacerlo es de gran importancia para el mejoramiento y eficacia en la gestión de las propiedades horizontales.