Anteriormente, las notificaciones y comunicaciones en un PH se realizaban a través de un documento escrito que debía ser entregado a cada propietario, pero con la modificación de la Ley se anexó la posibilidad de realizarlas a través de las vías tecnológicas suministradas por el propietario.

Cómo realizar las notificaciones y comunicaciones en un PH

La notificación o comunicación con los propietarios deben hacerse a la dirección tecnologica aportada por e propietario ya sea número de celular con acceso a mensaje directo o plataforma de comunicación o correo electrónico, lo anterior no es óbice para que la administración también haga llegar a la misma unidad inmobiliaria la comunicación que quiere compartir con el propietario.

Esto último es importante tenerlo en cuenta, ya que hay que recordar que en el régimen de propiedad horizontal la relación es de derecho real, independientemente de quien sea el propietario, por ello es que ya sea la notificación de Asambleas, Estados de Cuenta, Multas, Resoluciones o Comunicados deben cerciorarse por doble vía que dicha información le esté llegando al propietario.  Pero así mismo, es deber del propietario brindar la información correcta de contacto y mantenerla actualizada, así como del administrador procurar que su base de datos de propietarios esté correcta.

Los medios tecnológicos para notificaciones y comunicaciones en un PH: manejo de los datos

El 28 de mayo del 2021 se reglamentó una normativa de la Ley 81 de Protección de Datos Personales estableciendo derechos, principios, obligaciones y procedimientos para regular la protección de datos otorgando al ciudadano dominio sobre el uso de sus datos y de cómo lo usan terceros.

Cuando un propietario aporta sus datos personales a la administración o junta directiva de un PH, estos deben garantizar la seguridad y confidencialidad de la información, cumpliendo con lo que indica la Ley 81 de Protección de datos sin hacer otro uso de esa información que no sea para cumplir con las notificaciones y comunicaciones en un PH.

¿Qué se entiende por datos personales?

Se entiende por cualquier tipo de datos de una persona natural o jurídica que lo identifica, como su nombre, número de identidad, fecha de nacimiento, dirección de habitación, correo electrónico, lugar de trabajo, entre otros.

¿Cómo debe ser el tratamiento de datos personales de los propietarios de un PH?

Cumpliendo con lo establecido en la Ley de Protección de Datos, el manejo de los datos personales de los propietarios de un PH debe realizarse por medio de un proceso técnico que permita obtener, conservar, grabar, seleccionar, cotejar, relacionar, disgregar, informar, conferir, transferir o emitir datos, o usarlos de cualquier otro modo.

Todo ciudadano tiene derecho a que sus datos personales sean protegidos y que su información no sea divulgada.

¿Qué datos se maneja la administración de la Propiedad Horizontal?

Partiendo de que el régimen de propiedad horizontal se basa en la coexistencia de propiedades privadas que tienen bienes comunes y que los propietarios deben compartir sus datos personales a la administración para que esta pueda de llevar a cabo la gestión y administración de la PH, esta debe garantizar la protección de datos personales, siendo este un derecho establecido por la ley.

El encargado de obtener los datos personales de los propietarios, incluyendo los medios que autorice para recibir las notificaciones y comunicaciones en un PH, será el administrador y este deberá garantizar su protección en base a lo descrito en el artículo 11 de la Ley de protección de datos.

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