En la gestión operativa de toda Propiedad Horizontal, las reuniones de la Junta Directiva son fundamentales para la toma de decisiones administrativas. La formalización de estas sesiones a través de un acta detallada es crucial para la transparencia y el seguimiento efectivo de los acuerdos.

Si bien la ley establece la obligación de llevar un registro de estas actas, el contenido esencial que deben abarcar se infiere de las mejores prácticas administrativas y los requisitos para actas de asamblea.

Un acta de reunión de Junta Directiva debe contener, como mínimo, los siguientes elementos:

#1 Número del acta y la indicación de si la reunión fue ordinaria o extraordinaria

Asignar un número secuencial a cada acta permite llevar un registro organizado y cronológico de las reuniones de la Junta Directiva. Indicar si la reunión fue ordinaria, celebrada periódicamente según lo establecido en el Reglamento de Copropiedad, o extraordinaria, convocada para tratar asuntos urgentes o imprevistos, ayuda a comprender el propósito y la frecuencia de la sesión.

Su Importancia: Facilita la referencia y el seguimiento de decisiones específicas a lo largo del tiempo. Diferenciar el tipo de reunión también puede ser relevante dado que los temas a tratar suelen ser distintos.

#2 El nombre de la Propiedad Horizontal

Identificar claramente el nombre o denominación de la Propiedad Horizontal a la que pertenece la Junta Directiva asegura que el acta esté inequívocamente vinculada a la comunidad de propietarios correspondiente.

Su importancia: Evita confusiones, especialmente si una misma administración gestiona múltiples propiedades horizontales.

#3 El lugar y/o medio tecnológico, así como la fecha y hora en que se celebró la reunión

Especificar la ubicación física donde se llevó a cabo la reunión, o la plataforma tecnológica utilizada para reuniones virtuales o mixtas, junto con la fecha y hora de inicio, establece el contexto preciso de la sesión.

Su importancia: Permite verificar la validez de la reunión en cuanto a su realización conforme a la convocatoria y al reglamento. La Ley ahora permite reuniones por medios tecnológicos.

#4 Una referencia al aviso de convocatoria, incluyendo la fecha, quién convocó y el orden del día

Mencionar la fecha en que se emitió la convocatoria, la persona o entidad que la realizó (presidente, otro miembro de la Junta Directiva, Administrador, o incluso propietarios en caso de convocatoria por derecho propio), y el orden del día o temas a tratar garantiza que los directores fueron informados adecuadamente sobre la reunión.

Su importancia: Asegura que se cumplieron los plazos y formalidades de la convocatoria establecidos en el reglamento o la ley. En las sesiones extraordinarias, solo se pueden tratar los temas incluidos en la convocatoria.

#5 La lista de los directores asistentes, especificando si participaron de forma presencial o por medio tecnológico, para verificar el quórum

Detallar los nombres de los directores presentes (físicamente o a través de medios digitales) permite verificar si se alcanzó el quórum necesario para que la reunión se considere legalmente constituida y sus decisiones tengan validez. El quórum para la Junta Directiva generalmente es más de la mitad de los directores.

Su Importancia: Una reunión sin el quórum adecuado podría considerarse inválida, y las decisiones tomadas podrían ser impugnadas.

#6 La identificación de quiénes actuaron como presidente y secretario de la reunión

Indicar quién presidió la reunión (normalmente el presidente, o en su ausencia el vicepresidente, secretario, Tesorero o un Vocal, o incluso un director ad hoc) y quién actuó como secretario (el secretario, o en su ausencia un secretario ad hoc nombrado por la Junta) asegura la correcta atribución de roles en la conducción de la sesión y la elaboración del acta.

Su importancia: Establece quiénes son responsables de la dirección de la reunión y de la fidelidad del registro de lo ocurrido. Las firmas de estas personas autentican el acta.

#7 Un resumen claro y conciso de los asuntos que fueron tratados durante la sesión

Presentar de forma organizada y comprensible los temas que se discutieron en la reunión permite entender el desarrollo de la sesión y el contexto de las decisiones tomadas.

Su importancia: Facilita la comprensión del acta por parte de los directores ausentes, el Administrador y, en caso necesario, los propietarios.

#8 El registro de las propuestas que se presentaron y los acuerdos que se tomaron, incluyendo el resultado de las votaciones y el sentido de los votos

Documentar cada propuesta o moción presentada, el resultado de la votación (aprobada o negada), y la cantidad o proporción de votos a favor y en contra (y abstenciones, si se registran) es fundamental para conocer las decisiones formales de la Junta. Las decisiones de la Junta Directiva se toman por mayoría simple de los directores participantes con derecho a voto.

Su importancia: Establece de manera inequívoca cuáles fueron las decisiones tomadas por la Junta y el respaldo con el que contaron. Esto es crucial para la ejecución de las acciones acordadas y para resolver posibles discrepancias futuras.

#9 La hora de inicio y la hora de finalización de la reunión

Registrar la hora exacta en que comenzó y terminó la reunión proporciona información sobre su duración.

Su importancia: Puede ser relevante en caso de disputas sobre la extensión de la reunión o la posibilidad de haber tratado ciertos temas dentro del tiempo disponible.

#10 Las firmas de quienes actuaron como presidente y secretario de la Junta Directiva para autenticar el documento

La firma del presidente y del secretario al final del acta le otorga validez y autenticidad, certificando que el contenido refleja fielmente lo ocurrido en la reunión.

Su importancia: Convierte el acta en un documento formal y oficial de la Junta Directiva.

¿Qué pasaría si este contenido esencial no se documenta bien?

La omisión o documentación deficiente de estos elementos esenciales en el acta de la Junta Directiva puede acarrear diversas consecuencias negativas:

Falta de transparencia y rendición de cuentas:

Si los asuntos tratados y las decisiones tomadas no se registran claramente, se dificulta la supervisión de la gestión de la Junta Directiva por parte de los propietarios. Esto puede generar desconfianza y dificultar la rendición de cuentas sobre las acciones de la administración.

Dificultad para el seguimiento de las decisiones:

Sin un registro preciso de los acuerdos, puede resultar complicado recordar qué se decidió, quiénes fueron los responsables de ejecutar las acciones y en qué plazos. Esto puede llevar a la ineficiencia en la gestión y al incumplimiento de los acuerdos.

Riesgo de impugnación de decisiones:

Si no se puede verificar el quórum adecuado, el proceso de votación o el contenido de los acuerdos, las decisiones tomadas en la reunión podrían ser impugnadas y consideradas inválidas. Esto puede generar conflictos legales y retrasos en la implementación de acciones necesarias para la Propiedad Horizontal.

Problemas de prueba:

En caso de disputas o reclamaciones, el acta de la Junta Directiva es un documento probatorio fundamental. Una documentación incompleta o ambigua puede debilitar la posición de la Propiedad Horizontal y dificultar la resolución de conflictos.

Incumplimiento de obligaciones legales y reglamentarias:

La Ley exige llevar un libro de actas de las reuniones de la Junta Directiva. Si las actas son deficientes, podría considerarse un incumplimiento de esta obligación. Además, el Reglamento de Copropiedad podría establecer requisitos específicos para el contenido de las actas.

Dificultad para la continuidad administrativa:

Unas actas claras y detalladas facilitan la transición entre diferentes miembros de la Junta Directiva o Administradores, permitiendo comprender las decisiones previas y la línea de gestión seguida.

Malentendidos y conflictos entre directores y propietarios:

La falta de claridad en las actas puede dar lugar a interpretaciones erróneas de los acuerdos, generando desacuerdos y tensiones dentro de la comunidad de propietarios.

En resumen, una documentación rigurosa y completa de las reuniones de la Junta Directiva a través de actas que contengan estos elementos esenciales no solo cumple con una formalidad administrativa, sino que también es fundamental para garantizar la legalidad, transparencia, eficiencia y armonía en la gestión de la Propiedad Horizontal.

Una documentación deficiente puede generar una serie de problemas que afecten negativamente el funcionamiento y la convivencia en la comunidad.