Ernesto es administrador. Llegó a consulta desgastado:
“Licenciada, yo tengo quejas todos los días. Si hago, se quejan. Si no hago, se quejan. Y la Junta a veces me pide que ‘resuelva’ cosas que no me tocan.”
Este caso es más común de lo que parece. Y lo primero es ubicar roles: administrador, Junta y Asamblea no son lo mismo.
El administrador no es el “dueño” del PH
La Ley 284 es clara: el administrador debe conocer el alcance de sus funciones y no puede extralimitarse ni usurpar funciones de la Junta Directiva, la Asamblea o autoridades competentes.
Pero también es cierto que el administrador tiene deberes concretos y no puede esconderse con el clásico: “eso no es conmigo”.
El problema de Ernesto: quejas sin filtro y sin proceso
Lo que pasaba era esto:
- Las quejas llegaban por WhatsApp, por llamadas, por chats… sin formalidad.
- Los propietarios exigían decisiones inmediatas.
- Y la Junta le pedía “aplica multa ya”, sin expediente ni sustento.
Ahí le dije a Ernesto algo claro:
“No puedes gestionar quejas como si fueran chismes. Tienes que gestionarlas como incidencias.”
En la PH, la transparencia no es opcional. El propietario puede pedir información y documentos relacionados con la gestión. Y la Junta Directiva tiene funciones para resolver quejas vinculadas a violaciones del reglamento y tomar medidas para restituir el orden. Eso no significa que el administrador se lave las manos; significa que el administrador no debe cargar solo con decisiones disciplinarias sin respaldo, él debe atender las quejas o denuncias e iniiar una investigación que posteriormente debe pasar a la Junta Directiva.
Qué trabajamos con Ernesto (sin convertirlo en manual)
El objetivo fue ordenar el sistema:
- canalizar quejas por escrito (aunque sea por chats o correo),
- pedir que incluyan hechos, fecha y evidencia mínima,
- diferenciar qué corresponde a gestión operativa y qué corresponde a decisiones de Junta/Asamblea,
- y documentar acciones, para que después no le digan “tú nunca hiciste nada”.
También le recordé un punto práctico: cuando termina una relación contractual, el administrador debe entregar documentación y soportes de la administración mediante acta de entrega. Eso refuerza la importancia del orden documental desde el día uno.
Resultado
Ernesto dejó de vivir en modo “apaga incendios” y empezó a trabajar con estructura. Las quejas no desaparecen, pero se vuelven manejables cuando hay procedimiento y roles claros.
CTA (Lizbeth Hernández)
Si eres administrador y estás ahogado en quejas, o la Junta te está pidiendo cosas que no te corresponden, escríbeme. Soy Lizbeth Hernández, abogada en Propiedad Horizontal y Derecho Inmobiliario. Revisamos tu caso y te ayudo a ordenar la gestión conforme a la Ley 284 y el reglamento, para que no quedes expuesto.
