La protección de datos en una propiedad horizontal es uno de los temas que todo propietario debe conocer y manejar al formar parte de un régimen de PH ya que, como copropietario, debe suministrar información personal necesaria para la administración de la propiedad a la que pertenece y que es importante que sean protegidos.

Desde marzo de 2021, entró en vigor la Ley de Protección de Datos y, posteriormente, su reglamentación la que, en su artículo 3 refiere que los sujetos que estarán sujetos a los tratamientos de datos personales serán las personas naturales cuando se trate de datos que los identifiquen.

¿Qué es la protección de datos de una propiedad horizontal?

La protección de datos se refiere a la manera en que se procesan y almacenan los datos suministrados a la administración . Quienes manejen estos datos, deben cumplir con las medidas de seguridad y confidencialidad que se establezcan en la normativa de la propiedad horizontal. La administración elegirá un responsable de protección de datos que autorizado por los propietarios y/o arrendatarios que se encargará de manejar, almacenar y proteger los datos aportados por estos.

Según señala el artículo 5 de la reglamentación de la Ley 81, sobre protección de Datos Personales, los principios de la protección de datos se regirán por la lealtad, finalidad, proporcionalidad, veracidad, exactitud, seguridad de los datos, transparencia, licitud, confidencialidad y portabilidad.

¿Qué tipos de datos se suministran en una propiedad horizontal?

La información personal que identifica a cada copropietario y suministra para fines administrativos de la PH debe contar con la protección de datos así como también todos aquellos que requiera la administración como el registro de visitantes, los datos biométricos de los propietarios (si el reglamento de copropiedad lo estableciera), cuentas de email tanto de los propietarios como las de los inquilinos, números de teléfonos, datos de los empleados o residentes de su propiedad, información sobre los vehículos que posea, fotografías de los propietarios o arrendatarios, entre otros.

¿Quién maneja los datos de los propietarios en una propiedad horizontal?

En una propiedad horizontal, el administrador es quien maneja los datos y debe cumplir con los principios de tratamiento establecidos en la reglamentación del la Ley 81 de Protección de Datos.

La información que maneje el administrador tiene que contar con una autorización oral o escrita en la que se detalle el fin con el que se solicitan los datos y que garantice protección de estos, tanto de los propietarios como de inquilinos, residentes, empleados, proveedores, visitantes y otros que se considere necesarios.

Es responsabilidad de la administración del PH gestionar y tratar de manera segura los datos personales en una base de datos que cuente con protocolos seguros en cuanto al almacenamiento, procesamiento y procesos de dichos datos, asegurando la protección de la información al momento de usarlos o transferirlos.

Requisitos que debe cumplir el responsable del tratamiento de los datos

Cuando el responsable del tratamiento obtiene datos del titular, deberá facilitar lo siguiente, según lo descrito en el artículo 14 de la reglamentación de la Ley de Protección de datos:

1. Datos de contacto e identidad del responsable del tratamiento.
2. Objeto o usos que se le dará a los datos personales. Cuando el responsable del tratamiento quiera darle un uso distinto al descrito cuando fue suministrado, deberá informarlo y contar con la autorización de quien lo concedió.
3. Las categorías o destinatarios de los datos personales.
4. La intensión de compartir los datos personales.
5. El tiempo durante el que se conservarán los datos como también los criterios de ese tiempo.

Si tienes dudas sobre protección de datos en propiedad horizontal, contáctanos a través de  abogadosinmobiliariospty.com, somos expertos en consultoría y asesoría en propiedad horizontal.