El administrador de una propiedad horizontal es una persona natural o jurídica que administra los bienes comunes que forman parte del régimen de Propiedad Horizontal. La documentación del PH contiene información importante de la propiedad, actas de asambleas, estados financieros, los reglamentos internos, contratos de servicios, entre otras.

¿Qué hacer cuando el administrador no quiere entregar la documentación del PH? Ante esta situación, es importante saber lo que dice la ley en cuanto a la documentación del PH y el papel del administrador en el manejo de los mismos.

¿Qué dice la Ley sobre la documentación del PH?

En Panamá, la Ley 284 regula el Régimen de Propiedad Horizontal. El artículo 93, establece que el administrador tendrá las obligaciones que le otorguen la ley, su reglamentación, el Reglamento de Copropiedad, la asamblea de propietarios y la junta directiva. Una de sus obligaciones es entregar a la Junta Directiva la documentación del PH y los que haya mantenido bajo su custodia cuando haya terminado la relación contractual; la documentación podría incluir libros de actas, las actas de las asambleas, los estados de cuenta, correspondencia, documentos de cuentas bancarias, entre otros documentos que pertenecen a la Propiedad Horizontal.

No hay que olvidar que toda la documentación, equipo, material e información son de propiedad de la propiedad horizontal, puede ser que el administrador, por ejemplo, sea el que aporte el software para llevar la parte contable del PH, y cuando se retira se lleva dicho programa, pero la información que contiene el sistema es de la propiedad horizontal y por tanto debe descargarla y entregarla.

Por su parte, el artículo 97 señala que el administrador debe respetar los derechos de los propietarios o a quien el propietario le haya concedido el uso de su unidad inmobiliaria manteniendo la debida confidencialidad de sus datos personales.

Derechos de los propietarios y acceso a documentación del PH

Todo propietario tiene derecho a acceder a la documentación del PH y solicitar copias de los documentos que requiere. En caso de que el administrador se negara, puede imponer una denuncia penal en su contra contratando a un abogado que se especialice en Propiedad Horizontal para que lo asista.

En el artículo 57 de la Ley 284, se indican los derechos que poseen los propietarios de un PH, algunos de estos están relacionados a la documentación del PH. Tiene derecho a:

1. Recibir información relacionada la propiedad horizontal de la Junta Directiva y/o del administrador en el período determinado en la Ley y cuando lo considere necesario.
2. Solicitar peticiones a la Junta Directiva o al administrador, y recibir una respuesta y/o solución sobre esta lo más pronto posible.
3. Obtener copias físicas y/o digitales del Reglamento de Copropiedad y del Reglamento de Uso de parte del administrador o la Junta Directiva.
4. Acceder a las copias de las actas de las Asamblea de Propietarios y las certificaciones de actas de Junta Directiva por temas relacionados con su unidad inmobiliaria o las áreas comunes de la Propiedad Horizontal, si lo solicitara.
5. Recibir un trato respetuoso de parte de los demás propietarios, residentes, por el personal de la administración y demás personas que formen parde de la propiedad horizontal.
6. Gozar de confidencialidad en todo lo relacionado a su vida privada o intimidad. La administración deberá garantizar el uso de las herramientas tecnológicas que resguarden de manera segura las imágenes e información de los propietarios y de la PH.

Responsabilidad de la junta directiva en lo referente a la documentación del PH

El artículo 80 de la Ley 284 señala, entre las responsabilidades de la Junta Directiva, está atender las solicitudes, quejas o sugerencias de los propietarios que el administrador no haya resuelto o que hayan sido causadas por él. Además, poner fin a los conflictos entre propietarios o entre los propietarios y el administrador. Todo esto se puede relacionar a distintos problemas, así como a los sucedidos por la negación del administrador de suministrar la documentación del PH. En caso de que la Junta Directiva no puede resolver o dar solución a ello, el propietario está en pleno derecho de iniciar acciones legales que les permitan acceder a la información que requieran.