El orden del día en una asamblea de propietarios
Las asambleas de propietarios en Panamá, regidas por la Ley 284 de 2022, son un espacio fundamental para la toma de decisiones y el buen funcionamiento de la comunidad. El orden del día es la columna vertebral de estas reuniones, definiendo los temas a discutir y las decisiones a tomar. Es una herramienta que facilita la organización y dirección de las discusiones y decisiones que se realizan en las asambleas que celebren los propietarios.
¿En dónde debe estar contenido el orden del día para una asamblea de propietarios?
El orden del día debe estar dentro de la convocatoria oficial que se hace para realizar la reunión de asamblea de propietarios, y esa convocatoria debe cumplir con ciertos requisitos mínimos, como lo son:
- Fecha de la convocatoria
- Tipo de Asamblea que se llevará a cabo.
- La fecha, hora
- Medio Tecnológico o lugar en el que se celebrará la asamblea.
- Agenda de los temas a tratar
- Nombre y cargo de la persona que convoca. En este punto es de suma importancia resaltar que si la Asamblea es por derecho propio, la convocatoria deberá estar firmada por todos los propietarios que están convocando con identificación de los datos de inscripción de su unidad inmobiliaria.
¿Cómo favorece el orden del día a la asamblea de propietarios?
El orden del día es un instrumento fundamental en una asamblea de propietarios y, para que cumpla con su propósito, debe ser preciso y claro.
Algunos de los beneficios que aporta a los propietarios son:
- Información y asesoría: Un orden del día informada, les brinda a los propietarios la oportunidad de investigar sobre los temas a tratar, asesorarse con expertos o buscar información adicional que favorezca su toma de decisión.
- Realizar preguntas y manifestar opiniones: Le permite preparar preguntas o comentarios oportunos al momento de participar en la asamblea y contribuir positivamente a la toma de decisiones informadas.
- Solicitar información adicional: Si la información expuesta en el orden del día no es suficiente, los propietarios tienen derecho a solicitar información adicional para aclarar las dudas que tengan.
- Ejercer su derecho al voto: Tomar decisiones responsables y acertadas.
Estructura del orden del día en asamblea de propietarios
Un ejemplo de orden del día para asamblea de propietarios es este:
- Tema: Aumento de las cuotas de gastos comunes.
- Información:
- Descripción detallada del motivo del aumento (reparaciones urgentes, mejoras en las instalaciones, etc.).
- Presentación de diferentes opciones de aumento, con sus respectivos impactos en las cuotas.
- Análisis comparativo con otras comunidades de propietarios similares.
- Objetivo: Permitir a los propietarios comprender la necesidad del aumento, evaluar las opciones disponibles y tomar una decisión informada.
- Tema: Implementación de una cuota extraordinaria.
- Información:
- Explicación detallada del proyecto que requiere la financiación adicional (renovación de la fachada, instalación de placas solares, etc.).
- Presupuesto detallado del proyecto, desglosando los diferentes gastos.
- Plan de financiación, incluyendo la cantidad de la cuota extraordinaria y el período de pago.
- Objetivo: Brindar a los propietarios toda la información necesaria para evaluar la viabilidad del proyecto y decidir si están dispuestos a asumir la cuota extraordinaria.
Documentación que deben incluirse en el orden del día
- Informes y documentos relacionados con cada punto del orden del día.
- Presupuestos y cotizaciones (si aplica).
- Convocatoria oficial con el orden del día.
Recomendaciones para la redacción del orden del día
La redacción del orden del día debe ser:
- Clara y precisa: Los temas a incluir deben ser específicos, evitando ambigüedades. Incluir un tema, pero de forma confusa o ambigua, hace inválida la consideración de ese punto y puede llevar a la nulidad de la misma asamblea.
- Organizada: El orden del día debe seguir una secuencia lógica. No es recomendable incluir temas varios sin especificación, y si se incluyeran, estos no pueden ser de asuntos que, por ejemplo, afecten el patrimonio de la Propiedad Horizontal o de los propietarios, los bienes comunes o los bienes privados.
- Anticipada: debe enviarse con suficiente antelación a la asamblea (al menos 5 días hábiles antes de la asamblea).
- Accesible: es importante emitir la orden del día a disposición de los propietarios en diferentes formatos (físico, digital).
El orden del día es más que una formalidad, es un instrumento que favorece el correcto funcionamiento de las asambleas de propietarios, busca garantizar la transparencia, la participación informada y la toma de decisiones responsables.
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