Valeria administra un PH y me buscó por una situación que hoy es demasiado común:
“Licenciada, hicimos asamblea, se tomaron decisiones, y yo mandé el resumen por correo… pero ahora un grupo dice que eso no vale porque no hay acta firmada.”
Cuando empecé a revisar, vi el patrón típico:
- Hubo reunión (ok).
- Hubo decisiones (ok).
- Hubo mensajes por WhatsApp y correos (ok).
- Pero no hubo acta emitida a tiempo, ni claridad de qué se aprobó, cómo se votó y quiénes estaban habilitados.
Y ahí es donde todo se pone feo.
Lo que exige la Ley 284 sobre actas y comunicación de decisiones
La Ley 284 establece que las decisiones de la Asamblea deben constar en un acta con contenido mínimo (datos de la reunión, lista, quórum, asuntos tratados, propuestas, votos, firmas, etc.).
Y además, impone dos obligaciones prácticas que muchos PH incumplen:
- La administración debe comunicar un resumen de decisiones por escrito o por medio tecnológico al correo/dato digital indicado por cada propietario, en un plazo no mayor de 3 días calendario.
- El acta debe ser emitida en un plazo no mayor de 10 días calendario y entregarse cuando el propietario la solicite.
O sea: WhatsApp ayuda, pero no reemplaza el acta.
El problema real de Valeria
Valeria sí mandó un resumen (bien), pero lo mandó tarde, y el acta se quedó “pendiente” porque el presidente y el secretario no coincidían para firmar.
Mientras tanto, la junta comenzó a ejecutar decisiones: contratación de proveedores, ajustes operativos… y ahí fue cuando algunos propietarios reaccionaron:
“Yo nunca vi eso en un acta. Yo no estoy de acuerdo.”
Y aunque la asamblea haya ocurrido, si el proceso documental queda débil, se crea un espacio perfecto para el conflicto.
¿Qué hicimos sin volverlo una guía?
Mi enfoque fue práctico:
- Ordenar el expediente: confirmar fecha de reunión, lista de asistentes, quórum, habilitados para votar.
- Alinear a junta y administración sobre un punto: el acta no es un favor, es una obligación.
- Preparar el acta correctamente (con lo mínimo exigido) y asegurar la comunicación formal a propietarios.
También les recordé algo que reduce mucha tensión: la Ley 284 reconoce el derecho de petición del propietario para solicitar documentos como actas e información de la gestión.
Resultado del caso
Cuando se corrigió el proceso, bajó el ruido interno. No porque todos quedaran felices, sino porque el PH volvió a tener una base sólida: documento, forma y evidencia.
En Propiedad Horizontal, la falta de acta no es “un detalle administrativo”. Es gasolina para la desconfianza.
Si administras un PH y esto te suena familiar…
Si tu PH está decidiendo cosas “por correo”, “por WhatsApp” o “con resúmenes” pero no está cumpliendo con actas y plazos, es cuestión de tiempo para que alguien impugne, cuestione o bloquee.
Soy Lizbeth Hernández, abogada en Propiedad Horizontal. Si quieres que revise tu proceso de asambleas, actas y comunicación de decisiones para que tu administración quede bien parada bajo Ley 284, contáctame y lo trabajamos.
