La Junta Directiva funge como la voz y brazo de acción en la Asamblea de Propietarios, su objetivo es ejecutar y llevar a cabo una correcta administración de los bienes de la Propiedad Horizontal y cuidar el patrimonio de todos los interesados. Por tanto, es importante que conozcas cómo deben conducirse las Asambleas de Propietarios para que sean un éxito.

Tres claves esenciales para conducirse en las Asambleas de Propietarios para que sean un éxito

# 1 Planifica 

Cada punto que debas comunicar en la Asamblea de Propietarios tiene que estar correctamente agendado y planificado con anticipación y deberán informarle de ello a los propietarios en la convocatoria que se realice.

Serán asuntos puntuales que se abordarán a lo largo de la reunión, solo así se garantiza la eficiencia y cumplimiento de los objetivos planteados.

#2 Genera confianza

Crea una atmosfera de confianza en la que los asistentes se sientan en libertad de participar y dar sus opiniones. Usa un lenguaje respetuoso y empático. Sería bueno contar con un Reglamento para las Asambleas, así todos los participantes saben cómo se deberá conducir la misma.

#3 Sé puntual

Asegúrate de planificar muy bien el tiempo que tomará la Asamblea de Propietarios y que se cumpla a cabalidad. Lo ideal es que no exceda más de dos horas y media.

Estipula el tiempo que se dedicará a tratar cada punto y evita que los participantes se desvíen del tema.

Gestiona el tiempo de los intervinientes y toma anotaciones de todos esos temas que se han mencionado y que no fueron agendados para el día. Eso luego puede tratarse en una segunda reunión.

¿Cuál es la finalidad de las Asambleas de propietarios?

La finalidad de la celebrar Asambleas de Propietarios es reunir a todos los que conforman la comunidad de propiedad horizontal para evaluar y aprobar los actos, proyectos  y presupuestos, en algunos casos establecer el reglamento de uso y convivencia por el que se regirá la copropiedad, incluyendo deberes y derechos, sanciones y multas que se aplicarían a quienes las infrinjan y resolver cualquier incidencia que se presente.

También para designar a los integrantes de la junta directiva, nombrar o remover al administrador, estableciendo además salarios y honorarios de los mismos, entre otros aspectos.

Es importante tener claros los objetivos que se quieren alcanzar para que la Asamblea de Propietarios sea un éxito.   

Asamblea ordinaria.

En esta asamblea se analiza la situación general de la propiedad horizontal y los asuntos económicos y financieros de la misma. En ella, se presentan las cuentas y balances del último periodo y se estudian los informes presentados por el administrador y la gestión realizada por la Junta Directiva. Otro tema que se trata es el presupuesto de ingresos, gastos e inversiones. También se evalúa si se han cumplido o no las normas y reglamentos por los copropietarios.

Este tipo de asambleas deben realizarse obligatoriamente por lo menos una vez al año y se debe adjuntar el informe anual y el proyecto de presupuesto,  es importante enviar estos documentos con tiempo para permitirle a los propietarios un estudio minucioso de los mismos y puedan interactuar en las reuniones y por el aspecto de transparencia en la gestión administrativa.

En el caso de que en una primera convocatoria para este tipo de asamblea no se haya logrado el quórum (un número plural de propietarios que representen el cincuenta y un por ciento de las unidades inmobiliarias de la copropiedad), se hará una nueva convocatoria. 

Asamblea extraordinaria.

Son aquellas en donde se van a tomar decisiones urgentes por necesidades e imprevistos suscitados en la propiedad horizontal y que no pueden esperar a una reunión ordinaria.

El requisito de quorum para este tipo de reuniones es el mismo que para la asamblea ordinaria.

¿Quién conduce las Asambleas de Propietarios?

La dirección de las Asambleas de Propietarios puede recaer en cualquier miembro de la Junta Directiva o en su defecto en cualquier propietario que se escoja en la reunión de Asamblea de Propietarios.  Sin embargo, se puede designar un moderador, que usualmente es el administrador, y a quien se le conoce como Director de Debates quien dirigirá el orden del día en la asamblea, llevará el control de participación según el Reglamento para Asambleas que previamente debe haberse diseñado.

El director de debates debe ser alguien que infunda respeto y autoridad y debe saber cómo conducirse en las Asambleas de Propietarios para que sean un éxito.

¿Cómo se convoca una Asamblea de Propietarios?

Cualquier miembro de la Junta Directiva o El administrador registrado son los encargados de convocar las asambleas de propietarios con no menos de diez días ni más de veinte días hábiles. Deberá enviarla a los propietarios a la lista de correos electrónicos o direcciones registradas que debe estar actualizada. Esta convocatoria debe indicar hora, fecha, lugar y asuntos a tratar.

Recuerda aplicar las tres claves esenciales para conducirse en las Asambleas de Propietarios para que sean un éxito que compartí al inicio teniendo presente que una buena planificación es la mayor garantía para cumplir este objetivo.