El administrador de una propiedad horizontal es quien administra los bienes comunes que incorporan el régimen de PH. Una de sus responsabilidades es redactar los informes mensuales de la recaudación de los gastos comunes.

¿Qué son las cuotas de gastos comunes de una propiedad horizontal?

El artículo 9, numera 19, describe las cuotas de gastos comunes de una propiedad horizontal como una cantidad de dinero que debe pagar cada propietario por cada unidad inmobiliaria inscrita a su nombre en el registro público con el fin de soportar los gastos de administración, cuidado, reparación, seguros, mantenimiento y operación, así como el Fondo para Imprevistos, según lo establezca esta Ley, incluyendo cuotas ordinarias y extraordinarias, multas o cualquiera que establezca el reglamento de copropiedad.

Las cuotas de gastos comunes deben describirse en el reglamento de copropiedad de la siguiente manera: 

1. Para la propiedad horizontal de edificios, considerando el metraje de las unidades que forman parte de la PH.
2. Por cada unidad inmobiliaria cuando se trate de propiedad horizontal de urbanizaciones.

Las cuotas de gastos comunes no podrán agravarse ni ser cautelados por gravamen, exceptuando los casos de incumplimiento en obligaciones obtenidas o por derecho reconocido a través de una sentencia judicial. En esos casos, solo se permitirá cautelar el fondo para imprevistos y/o hasta un máximo del 20% del total de lo recaudado mensualmente por la propiedad.

¿Quién nombra al administrador de una propiedad horizontal?

Para hablar sobre la responsabilidad del administrador de redactar los informes mensuales de la recaudación de los gastos comunes, es importante conocer otros quién nombra al administrador y algunas de sus funciones.

La junta directiva es la encargada de nombrar al administrador a través del voto de la mayoría simple de sus directivos y su contratación debe ser inscrita en el registro público, así lo señala el artículo 91 de la ley. De ser necesario un cambio en su designación, puede llevarse a cabo con el voto favorable de no más del 51% del total de las unidades inmobiliarias que estén al día con el pago de las cuotas de gastos comunes. Es por ello que es importante que el administrador sea conciente que a pesar de que es la Junta Directiva quien lo nombra él responde a la Asamblea de propietarios como máximo organismo de dirección.

Perfil del administrador encargado de los informes mensuales de recaudación de las cuotas de gastos comunes

El administrador debe contar con un perfil gerencial, teniendo conocimiento en régimen laboral, recursos humanos, solución de conflicto, contabilidad y manejo de la ley de propiedad horizontal y las que se relacionen a este. El administrador no puede ser miembro de la junta directiva.

Responsabilidad del administrador en los informes mensuales de recaudación de las cuotas de gastos comunes

En el artículo 93 se describen las obligaciones del administrador, entre la que se encuentra redactar los informes mensuales de recaudación de las cuotas de gastos comunes, descrito de la siguiente manera:

1. Hacer el desglose de la recaudación mensual de la cuota de gastos comunes para ser depositados al fondo para imprevistos y realizar un informa mensual que debe ser presentado al tesorero y la junta directiva.
2. Llevar en detalle los ingresos y egresos relacionados a sus funciones, presentar balances mensuales, anexando el desglose entre la recaudación de la cuota de gastos comunes y lo relacionado al fondo para imprevistos.
3. Elaborar el proyecto de presupuesto y el informe de ingresos y egresos del manejo de los fondos durante el año fiscal que incluya:

• Detalle de los ingresos y egresos anuales de cada cuenta.
• Lista de morosos.
• Detalle de cuentas por pagar.
• Saldo en bancos al terminar el período.
• Proyección de ingresos, egresos y recaudación para el siguiente año.

En este sentido, si un propietario pide por el principio de derecho de petición una certificación de los informes mensuales, el administrador debe proveerlos, sabemos que en la practica hay muchas propiedades horizontales que no mandan de manera mensual los informes de estado de resultado y morosidad, pero a la petición de un propietario deben cumplir con ello y ello es parte de la transparencia administrativa con la cual se debe manejar e administrador.