La celebración de la asamblea ordinaria anual deberá realizarse de manera obligatoria una vez al año según lo contempla la Ley de Régimen de Propiedad Horizontal, considerándose la asamblea de propietarios el máximo gobierno dentro del régimen de la PH la cual estará conformada por los propietarios con el fin de velar por mantener, conservar y velar por una administración eficiente de la propiedad.
La personaría jurídica de la asamblea se establece con la inscripción del reglamento de copropiedad ante el registro público lo que le permitirá funcionar bajo el nombre de Asamblea de Propietarios de la Propiedad Horizontal sin ánimo de lucro.

¿Cuándo y cómo se debe realizar la convocatoria a la asamblea ordinaria?

La convocatoria la asamblea ordinaria anual de la propiedad horizontal debe cumplir con lo siguiente:

• Realizarla con no menos de diez días ni más de veinte días calendarios antes de la fecha de la celebración.
• Comunicar por escrito y/o por el medio tecnológico que cada propietario haya señalado.
• Adjuntar el proyecto presupuestal y el informe de egresos e ingresos por parte del administrador con aprobación del contador público asignado, el informe de gestión de la junta y el estado financiero auditado del anterior período si lo requiriera la asamblea.
• Además de esto, en lo que respecta a la convocatoria de la asamblea ordinaria anual, el artículo 66 expresa que debe incluir:
• La fecha en la que se convoca.
• El tipo de reunión a celebrar.
• La fecha y la hora en la que se hará la reunión.
• El lugar y/o el medio que se utilizará para realizar la asamblea.
• Los temas a tratar.
• El cargo y el nombre de quien la ha convocado.

¿Qué pasa cuando no se cita la asamblea ordinaria anual?

En el artículo 61 de la Ley 284 de 14 de febrero de 2022 se detalla con claridad la obligatoriedad de la celebración de la asamblea ordinaria anual la cual debe ser convocada por uno de los miembros de la junta directiva en el mes estipulado en el Reglamento de copropiedad, si está descrito, si no, luego de trescientos sesenta y cinco (365) días calendarios de la última asamblea ordinaria realizada.
Cuando suceda que no se haya citado la asamblea ordinaria anual habiendo trascurrido dos meses calendarios desde la fecha que debía hacerlo la junta directiva, podrá ser convocada por derecho propio, es decir por el 20% del total de los propietarios de las unidades inmobiliarias que se encuentren al día con los pagos de las cuotas de gastos comunes, pero es importante señalar que para tomar decisiones con quorum calificado se deberá cumplir con la totalidad de los votos estipulado para esa elección.
En las asambleas convocadas por derecho propio, la reunión será presidida por el presidente y el secretario ad hoc que elija la asamblea de propietarios en la sesión siendo estos quienes suscribirán el acta así estuvieran presentes los titulares del cargo en la reunión y cumplir con las formalidades de convocatoria señaladas en la Ley.

Las convocatorias a la asamblea ordinaria anual por derecho propio deberán ser firmadas por los propietarios que la convocaron incluyendo los datos de inscripción de la unidad inmobiliaria que le pertenece y para mayor respaldo yo le agregaría acompañar copia de identificación del propietario.

¿Cuándo se considera legalmente constituida la asamblea ordinaria anual?

La asamblea ordinaria anual se considerará legalmente constituidas cuando se logra el quórum con el cincuenta y un por ciento de los propietarios, bien sea de modo presencial, a través de medios tecnológicos o de manera mixta.
El artículo 68 añade que cuando los propietarios no puedan asistir a la reunión de asamblea ordinaria o a las extraordinarias, podrá ser representado por un mandatario asignado, que puede no ser propietario de la PH.